Este é um dos grandes desafios de todos que buscam melhorar neste ano no quesito pessoal e profissional: ser produtivo. Aliás, a produtividade não é medida em quantos “checks” você deu em sua lista de tarefas, é sobre os resultados que você gerou com o tempo que você gastou.
Para te ajudar a ser organizar, fizemos uma lista com 15 itens para você otimizar seu tempo a fim de aumentar sua produtividade, bora conferir?
1. Planeje seu dia com antecedência
Colocar no papel o que precisa ser feito, ajuda a mentalizar e o cérebro já começa a organização da sua agenda na sua mente, o que facilita o caminho.
2. Elenque a prioridade das tarefas
Determine o que é importante e urgente e o que não é. Foque no que precisa ser resolvido primeiro.
3. Saiba quando e como fazer
Se você não determina já quando vai fazer determinada tarefa, a chance de ir empurrando é muito maior.
4. Cumpra uma agenda
Determine o que precisa ser feito primeiro e dessa forma vá cumprindo sua agenda. Comece pelo mais importante e mais difícil e vá identificando o que está tomando tempo e não te leva a lugar nenhum.
Aplique a regra do 80/20 que fala que 20% das ações levam a 80% dos resultados. Por isso, mapeie quais são esses 20% e concentre-se nas tarefas que geram os 80% dos resultados.
5. Uma coisa por vez
Resolva um item de cada vez. Às vezes, a concentração dispersa em várias atividades ao mesmo tempo e nada sai no tempo planejado e nem com o resultado esperado. Foque sua energia em uma atividade e só quando finalizar, inicie outra.
6. Identifique seu melhor momento do dia
Todos possuem um período do dia em que se sentem mais produtivos. Prepara-se para aumentar o trabalho nesse momento e reduzir nos que a procrastinação chega mais forte. Dessa forma, você potencializa o momento em que rende mais.
7. Desligue as redes sociais para ser mais produtivo
Quando precisa de foco e concentração, as notificações das redes sociais, as mensagens intermitentes chegando no WhatsApp e até mesmo ligações por telefone atrapalham e tiram totalmente a atenção.
Faça períodos de 30 minutos sem interrupções, aí então, faça uma pausa e veja se há algo importante esperando no telefone.
8. Cuidado com as conversas paralelas
Com tanta coisa acontecendo no mundo e na vida das pessoas, tudo se torna uma distração. No trabalho, um colega chega com uma história que acaba de acontecer, em casa, um vizinho chega contando um assalto que acabou de ver e, assim vai. Minutos e mais minutos de boa prosa roubam seu tempo precioso para resolver suas questões. Foco no que dá resultado, deixe o ‘papo furado’ para um momento de pausa.
9. Se organize para ser mais produtivo
Parece uma dica simples mas quem é organizado sai à frente dos outros. Manter listas gerenciais e previsões de tempo para cada atividade, organização de arquivamento de ideias e documentos, vai facilitar a vida quando você precisar dessas coisas.
10. Delegue e terceirize
Na medida do possível, tarefas simples mas que precisam de tempo para serem executadas e que não têm tanto impacto intelectual, por exemplo, no resultado final, podem ser delegadas ou terceirizadas. Isso vai otimizar seu planejamento.
11. Tenha uma rotina
E isso inclui se priorizar nela. Estabeleça o que deve acontecer no seu dia, ninguém é somente trabalho, você pode encontrar espaço para tudo que precisa, não é fácil, mas pode ser possível. Atividade física fica de lado para todos que dizem que não têm tempo, mas os que fazem, sabem do quanto impacta positivamente.
Praticar exercícios físicos aumenta endorfinas, os níveis de energia e melhora o bem-estar mental e físico e isso tudo melhora sua produtividade, você será muito mais produtivo do que quando iniciou as atividades.
12. Limpe a mente
Quando a cabeça estiver fervendo de preocupações, de tarefas pendentes, de problemas e de ideias, limpe a cabeça. Pegue papel e caneta e escreva tudo, liste tudo que está zanzando na sua mente e faça essa limpeza antes de retomar o trabalho.
13. Calcule o tempo de execução
Muitas pessoas criam uma agenda impossível de cumprir porque superestimam o tempo de execução de cada coisa, esquecem os translados no trânsito, e etc. Planeje seu dia com o tempo real para cada atividade para que ele não vire uma bola de neve prestes a te esmagar.
14. Faça agora
Muitas tarefinhas simples vão se arrastando em anotações no bloco de notas do celular, em papéis soltos na carteira que simplesmente se perdem. Atividades do dia a dia que levam poucos minutos devem ser feitas na hora em que surgem. É uma coisa a menos que fica pra depois e é uma coisa a mais que você já resolveu. Se levar até cinco minutos, faz na hora.
15. Durma bem para ser mais produtivo
Parece óbvio? Dormir bem vai determinar tudo. Uma noite mal dormida vai resultar em energia baixa, ou seja, sua concentração vai cair e, automaticamente, sua produtividade também.
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